CASE: Gemeente Amsterdam

Online participatiebijeenkomst door Gemeente Amsterdam en Rochdale groot succes

Oorspronkelijk stonden er 11 fysieke participatiebijeenkomsten gepland voor de buurtbewoners en andere betrokkenen rondom de transformatie van de Van Deysselbuurt in Amsterdam. Totdat Corona roet in het eten gooide. De fysieke meetings werden uiteindelijk omgezet in drie live uitzendingen, die geproduceerd werd vanuit het Rabo Esports Stadium. Via een hyper lokale advertentiecampagne werden maar liefst 90% van de gezinnen in deze buurt bereikt en gewezen op de bijeenkomst. Op de dag zelf namen meer dan 55% van de gezinnen deel aan één van de uitzendingen. Een online participatiebijeenkomst lijkt dus veel effectiever. Lees hier meer over deze best practices. 

Door Corona zijn mensen en organisaties noodgedwongen meer digitaal gaan werken. Dit geldt sowieso voor alle vormen van online meetings, maar ook allerlei vormen van hybride events. Gezien de projectplanning, de verwachtingen van de bewoners en de plicht vanuit de Gemeente wilden de Gemeente Amsterdam en Woningstichting Rochdale er alles aan doen om ondanks het Coronavirus een optimale communicatie en participatie-mix aan de bewoners te kunnen bieden waarmee we zoveel mogelijk mensen bereiken en daarbij optimale mogelijkheden scheppen voor interactie.

 

Live streaming participatiebijeenkomst

Er was nog geen enkele ervaring met live streaming. Dit werd dan ook eerst getest met de betrokkenen tijdens een testdag. Toen eenmaal gewend was aan de setting, werd het programmaformat tot in detail uitgewerkt. Er was een vaste opstelling in een studio setting waar een presentatrice een aantal gasten interviewde. En er was een studio waar panelleden zaten om de vragen die live binnenkwamen van buurtbewoners direct te kunnen beantwoorden. 

Rochdale en de Gemeente Amsterdam waren zeer tevreden over het resultaat. Daarbij keken ze niet alleen naar de kwaliteit en professionaliteit van de uitzending en het beeld/geluid, maar ook naar de interactie met het online publiek en natuurlijk het aantal personen dat we bereikten. Online biedt gewoon veel mogelijkheden voor interactie zonder dat je echt de regie van het programma of je boodschap verliest. 

Bijzondere locatie hybride events

Het Rabo Esports Stadium leent zich uitstekend voor dit soort events. Ten eerste omdat we veel ruimte hebben om een opstelling op maat te maken. Daarnaast kunnen we meerdere studio’s tegelijk inrichten. Je hebt de main stage waarin je bijvoorbeeld een fireside sessie kunt opzetten of plenair in een presentatievorm een interview kunt houden. Maar we hebben ook een TV-studio zoals je dat ook van TV kent, waarin gasten elkaar aan tafel kunnen interviewen. En tenslotte een echte streaming studio met daarbij meerdere opstellingen achter een green screen of in een lounge set. Dit alles aangestuurd vanuit een regiekamer waarin geschakeld wordt tussen de beelden en het geluid geoptimaliseerd wordt.

Binnen al deze events gebruiken we onze ervaring op het gebied van esports en gaming. Overal camera’s, snel schakelen en met interactieve middelen zoals chat, inbellen, mail en support, social media beheer, etc. De moderator verzamelt de vragen en zorgt dat deze beantwoord worden. Op scherm verschijnen mogelijk presentatievormen, grafieken, je ziet ook direct het aantal mensen dat aan het kijken is, vragen en antwoorden, ed.

 

Live uitzending vanuit studio Esports Stadium Amsterdam

De doelstellingen die vooraf gesteld waren – participatiekansen toelichten en output voor burgers vergroten t.o.v. eerdere aanpak- werden ruimschoots bereikt. Rochdale en de Gemeente Amsterdam hebben tevens op een moderne innovatieve manier duidelijk kunnen maken. En waarschijnlijk zijn er nu veel meer mensen bereikt dat dit normaal gesproken het geval had geweest. Bovendien zijn de uitzendingen opgenomen wat betekent dat de mensen die de uitzending gemist hebben deze altijd terug kunnen kijken of nog een keer kunnen bekijken.

Nevenvoordeel is dat de gasten worden ontvangen op een mooie locatie met gratis en voldoende parkeergelegenheid, en ook alle mogelijkheden voor een hapje en een drankje of zelfs een lunch of diner. Tel je alle kosten bij elkaar op van de fysieke bijeenkomsten inclusief brieven die gestuurd moeten worden, reclamemateriaal en posters. Dan is een online benadering ook nog goedkoper. 

Wilt u meer weten over de mogelijkheden binnen H20? Neem dan contact met ons op via ons contactformulier of bel ons op: +31 (0)6 4343 1848.